1. Zugangseröffnung für rechtsverbindliche elektronische Kommunikation

Die Samtgemeinde Kirchdorf bietet mit der Einführung der sogenannten Virtuellen Poststelle, realisiert durch das Produkt „Elektronisches Gerichts- und Verwaltungspostfach“ (EGVP), die Möglichkeit zur rechtsverbindlichen elektronischen Kommunikation mit der Verwaltung.

Über diese Virtuelle Poststelle (VPS), können ab sofort rechtsverbindliche Mitteilungen und Dokumente elektronisch an die Samtgemeindeverwaltung gesandt werden. Die für viele Behördengänge benötigte eigenhändige Unterschrift wird hierbei durch eine „qualifizierte elektronische Signatur“ am Computer ersetzt. Bisher konnten online nur einfache (formfreie) Vorgänge abgewickelt werden, die keine Schriftform voraussetzen.

Für Verwaltungsverfahren richtet sich die elektronische Kommunikation nach § 3 a des Verwaltungsverfahrensgesetzes (VwVfG) i.V.m. § 1 des Niedersächsischen Verwaltungsverfahrensgesetzes (Nds. VwVfG). Danach ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger oder die Empfängerin hierfür einen Zugang eröffnet. Gemäß § 126a Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) gilt entsprechendes im Privatrecht.

Die Samtgemeinde Kirchdorf eröffnet diesen Zugang nach Maßgabe der im folgenden aufgeführten Rahmenbedingungen, die ausschließlich für die elektronische Kommunikation mit der Samtgemeinde Kirchdorf gelten.

2. Grundsätze der elektronischen Kommunikation

1. Formfreie Vorgänge
   Für Vorgänge oder Anfragen, die eine eigenhändige Unterschrift nicht zwingend vorsehen, ist auch eine digitale Signatur nicht erforderlich.
   
   Formfreie Vorgänge oder Anfragen können weiterhin per E-Mail an alle auf www.kirchdorf.de oder in Briefköpfen der Samtgemeindeverwaltung ausgewiesenen E-Mail-Adressen gesandt werden.
   
   Für eine formfreie Kommunikation mit der Samtgemeindeverwaltung kann darüber hinaus auch folgende zentrale E-Mail-Adresse genutzt werden: info@kirchdorf.de
   
   
2. Formgebundene Vorgänge
   Für Vorgänge, die zur Bearbeitung eine eigenhändige Unterschrift voraussetzen bzw. die Rechtsfristen in Gang setzen, müssen die Mitteilungen und Anlagendokumente mit einer qualifizierten elektronischen Signatur gemäß § 2 Absatz 1 Nr. 2 Signaturgesetz (SigG) versehen sein. Vorgänge dieser Art können jetzt an die Virtuelle Poststelle (VPS) der Samtgemeinde Kirchdorf rechtsverbindlich und sicher elektronisch übermittelt werden.
   
   Hierfür steht das Programm EGVP unter www.egvp.de zum kostenlosen Download zur Verfügung.
   
   Andere verschlüsselte oder signierte E-Mails nimmt die Samtgemeindeverwaltung aus technischen und organisatorischen Gründen nicht entgegen.
   
   Für die Durchführung der qualifizierten elektronischen Signatur wird eine Signaturkarte und ein Kartenlesegerät benötigt. Auf der Signaturkarte muss sich die qualifizierte elektronische Signatur befinden. Diese und auch das Kartenlesegerät kann bei verschiedenen Anbietern (z.B. bei der Hausbank) bestellt werden. Unterstützt werden vom EGVP alle in Deutschland gängigen qualifizierten Signaturkarten. Nicht unterstützt werden z.B. HBCI-Bank-Karten. Eine Auflistung der unterstützten Karten findet sich unter www.egvp.de.
   
   Die Samtgemeinde Kirchdorf behält sich in Zweifelsfällen vor, eingehende signierte Nachrichten per Briefpost zu beantworten. Wir setzen die Angabe einer vollständigen Absenderadresse in den übermittelten Dokumenten voraus, die Verwendung eines Pseudonyms ist unzulässig.

3. Dateiformate

Da nicht alle Datei-Formate bei der Samtgemeinde Kirchdorf bearbeitet werden können, ist die Datenübermittlung derzeit auf folgende Formate beschränkt:

- ASC II - reine Textdateien (*.txt),
- Adobe Acrobat (*.pdf),
- Rich Text Format (*.rtf),
- Microsoft Word ab Version 5 bis Version 10.0 (*.doc),
- Microsoft Excel ab Version 5 bis Version 10.0 (*.xls),
- Microsoft Access ab Version 5 bis Version 10.0 (*.mdb),
- Microsoft PowerPoint ab Version 5 bis Version 10.0 (*.ppt) und
- gepackte Archive mit Dateien, die in vorstehenden Dateiformaten erstellt wurden (*.zip).

Verwenden Sie abweichende Dateiformate, so kann die E-Mail nicht bearbeitet werden. Im Zweifelsfall informieren Sie sich bitte vorab bei der Samtgemeinde Kirchdorf.